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信息时代档案数字化的必要性
发布时间:2019-03-07

第一,解决传统的管理手段查询效率低的问题

    纸质档案存放占空间大,手工查档会因档案的不断增加,库房内同一类档案会出现空间存放位置交叉或不统一,使检索和查询工作量大,而影响机关工作的档案利用查询服务。利用计算机进行系统化管理,利用微机调阅数字档案可以大大提高档案的查询速度,同时可以提高查全率和查准率。

第二,解决室内档案管理难度大的问题

    档案的登记、录入及归档、借阅、接收等日常管理工作任务繁重,档案的分类、统计工作,易出现管理上的漏洞,而利用计算机系统管理可避免这些漏洞。在对外借阅时,由于大部分档案是以卷为单位整理(不包括实行立卷改革的文书档案),不便根据不同的借阅对象采用不同的保密方式进行管理。而使用计算机进行管理,其强大的功能可以对发现的错误及时地发出提示,防止出现工作漏洞。并根据查档者的权限,提供相应的档案,防止泄密的发生。

第三,解决档案保存的问题

    灰尘、潮湿等自然因素会对纸质档案造成自然灾害,频繁的调阅和复印原始档案,也会对纸质档案造成人为的损害。实现档案数字化管理,档案的存放环境由计算机实行统一管理,就可以实现温湿度自动控制,为档案提供更为适合的保存环境,而且提供电子档案,可以避免纸质档案因多次反复利用而造成损害,保护档案原件。

第四,解决不易实现信息共享的问题

    原始档案只有一份,原来的保管和查询模式无法满足多人同时共享信息资源的需求,也不利于机关之间信息的交流和利用。档案室数据库的建设,可以利用计算机系统,把档案同时提供给众多用户,实现各部门数据共享。另外,机关档案室本身就是档案馆数字化档案的主要来源,机关档案室的纸质档案如果不在档案室实现数字化,将来移交进档案馆势必加重档案馆数字化的压力。

    纸质档案数字化是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使公开的档案信息资源得到共享,以满足各方对档案利用的需求。档案数字化坚持以下原则:1.档案的完整性与一致性;2.档案的原始性;3.档案的真实性;4.数据交换的可靠性;5.扫描技术的规范性;6.价值性,属于归档范围或应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化的范围。