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档案数字化之档案备份
发布时间:2018-12-07

档案备份机制的建立

    做好档案、档案信息管理系统及电子数据的备份,是抵御突发性自然灾害破坏、确保档案安全的一项重要措施。各级档案馆必须建立完善有效的备份机制。

    档案备份,就是对档案、档案信息管理系统及电子数据采取某种技术手段和方式进行复制,建立“副本”,以便在档案、档案信息管理系统及电子数据遭受破坏或其他特定情况下,档案信息不致丢失,以减少灾害对档案造成的损失。

 

档案备份的基本原则

    档案馆要对本级重要档案及电子文件实行异地备份和异质各份,确保电子文件的长期可读,确保档案信息资源的绝对安全。异地备份,省以上档案馆以选择相距300公里以上,不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。地级、县级档案馆的异地备份工作由省级档案行政管理部门确定。对所有已有各种形式复制件的档案原件要进行封存,定期检查其安全,没有特殊需要,不再对外提供利用,以防止档案在利用中受损。

 

档案备份的方式

    档案备份主要采取异质备份和异地各份两种方式。

    异质备份

    档案的异质备份包括:静电复印、缩微、翻拍、数字化、仿真复制等。各级档案馆应有计划、有组织、有针对性地将重要档案迁移到其他载体上,即对档案进行各种形式的复制,同时减少对原件的磨损,使档案原件得到妥善保存,延长寿命,达到保护原件的目的。

    异地备份

    档案的异地备份是将档案原件的复制件存放在异地,一旦本地档案发生意外,即可启用在异地存放的档案复制件。


档案信息管理系统的容灾备份

    为避免由于发生灾害或故障使信息系统瘫痪,应该在系统建设时考虑其容灾。

    档案信息管理系统的容灾必须满足三个要素:首先,系统中的软、硬件环境、数据都具有冗余性,即一个系统发生故障,另一个系统能够保持系统正常运转,数据传送顺畅;其次,具有远距离性,因为灾害总是在一定范围内发生,因而充分远的距离才能够保证数据小会被一个灾害全部破坏;第三,容灾系统要追求全方位的数据复制。

国家标准《信息安全技术一一信息系统灾难恢复规范》将灾难恢复能力划分为6个等级,每个等级有数据各份系统、备用数据处理系统、备用网络系统、备用基础设施、专业技术支持能力、运行维护管理能力和灾难恢复预案等7个要素。如要达到某个灾难恢复能力等级,应同时满足该等级中7个要素的相应要求。

    “基本支持(第一级)应具有的技术和管理支持要求如下:

    a)数据备份系统要求每周至少进行一次完全备份,备份介质异地存放。

    b)备用基础设施要求有符合存放介质的条件和场地。

    c)运行维护管理能力要求有介质存取、验证和转储管理制度;对备份数据进行定期的有效性验证。

    d)有相应的经过完整测试和演练的灾难恢复预案。

    其他灾难恢复能力等级依次为备用场地支持、电子传输和部分设备支持、电子传输和完整设备支持、实时数据传输及完整设备支持、数据零丢失和远程集群支持,具体要求按《信息系统灾难恢复规范》相应条款执行。

 

电子数据的备份

    档案馆的电子数据主要包括电子化的文件目录、案卷目录、数字化全文、电子文件等。电子数据的备份,就是使用存储介质,定期将系统中的数据复制下来,以保证灾害和故障发生时数据能尽快恢复,将损失降到最低点。若要将完整、准确的电子数据在特定情况下恢复,就要保证数据备份的频率以及备份介质上数据的保存时间符合预期设计的目标。各级档案馆可根据档案信息系统自身特点及对电子数据的保存需求,制定相应的备份策略。
备份方式:电子数据备份有完全备份、增量备份、差分各份、按需备份等多种方式。

a)完全备份。每天对系统进行完全备份。优点是:当发生数据丢失时,只要用前一天的备份介质就可以恢复去失的数据。缺点是所需要备份的数据量较大,备份所需的时间也较长。

b)增量备份。在一周里选择某一天进行一次完全备份,然后在接下来的几天里只对当大新的或被修改过的数据进行备份。优点是节省了空间,缩短了备份时间;缺点是当灾难发生时数据的恢复比较麻烦,可靠性较差。

c)差分备份。在一周里选择某一天进行一次完全备份,然后在接下来的几天里,只要再将当天所有与完全备份介质不同的数据(新的或修改过的〕备份到介质上。这种备份相对上述两种无需每天都对系统做完全备份,备份所需时间短,灾难恢复也较方便。

在实际应用中,备份通常是以上三种的结合。例如每周一至周六进行一次增量备份或差分备份,每周日进行全备份,每月底进行一次全备份,每年底进行一次全备份。

d)按需备份。即仅备份所需要的部分数据。

备份介质

    目前备份所用的介质主要有硬盘、磁带和光盘等。这几种介质的差别在于:

    从存取速度来看:硬盘最快,光盘次之,磁带最慢;从保存时间、备份成本来看:磁带最低,光盘次之,硬盘最高。比较常用的备份介质是磁带和光盘。